De Tuinexpo is van vrijdag 2 september tot en met zondag 4 september 2022 dagelijks voor het publiek geopend van 10.00 – 22.00 uur. Mocht het, omwille van bijvoorbeeld COVID- 19 richtlijnen, aanpassingen nodig zijn, dan laten wij dit z.s.m. weten.

2. De organisatie stelt zich onder meer tot taak:
Toe te zien op handhaving van de opzet van de Tuinexpo en de naleving van de bepalingen uit deze algemene bepalingen.
● Het uitoefenen van de bevoegdheden m.b.t. de gang van zaken van het gehele evenement en het zo nodig beëindigen van elke activiteit die strijdig is met de goede orde en doelstelling van dit evenement c.q. het nemen van maatregelen die daartoe
strekken.
● De organisatie behoudt zich het recht voor aanmeldingen zonder opgave van redenen niet te accepteren.

3. De organisatie van de Tuinexpo bepaalt aan welke deelname criteria u moet voldoen.

4. De exposant wordt als zodanig erkend, als het verschuldigde bedrag, is voldaan. Betaling van de huur van standruimte en bijkomende kosten dient te geschieden vóór 12 augustus 2022. Bij aanmelding binnen 15 dagen voor aanvang van de Tuinexpo dient het verschuldigde bedrag per omgaande aan de organisatie te worden overgemaakt.

5. De exposant is verzekerd van standruimte als hij/zij binnen de gestelde betalingstermijn de stand huur heeft voldaan. Bij niet volledige betaling binnen de betalingstermijn kan de standhouder geen recht op standruimte doen gelden.

6. Alle incassokosten voortvloeiende uit het niet tijdig voldoen van nota’s zijn geheel voor rekening van de exposant. De buitengerechtelijke incassokosten worden gefixeerd op 15% van het door de exposant verschuldigde bedrag met een minimum van € 135,-.

7. Graag vooraf overleg over de logistiek en de opbouwtijd en dagen.

8. De exposant is verplicht de stand tijdig voor aanvang van de Tuinexpo in te richten. Uiterlijk op donderdag 1 september 17.00 dient men gereed te zijn. Dit mede in verband met de geplande relatie avond. Het opbouwen/inrichten van de tenten, losse verkoopruimte en sfeer/marktkramen kan gebeuren vanaf dinsdag 30 augustus t/m donderdag 1 september 17.00 uur.

9. Het afbouwen van de gehuurde plek dient te gebeuren op zondag 1 september vanaf 18.00 tot 22.00 uur en/of op maandag 2 september vanaf 08.00 t/m 22.00 uur. N.B.: Het is TEN STRENGSTE verboden tijdens de openingsuren van de Tuinexpo te starten met het ontruimen/afbreken van de gehuurde plek. Wanneer u zondag 4 september eerder dan 18.00 uur start met ontruimen/afbreken, brengen wij een boete van 250,- euro in rekening. En daarbij riskeert u uitsluiting van deelname voor het komende jaar. Mocht u voor het afbouwen langer de tijd nodig hebben, geef dit dan tijdig aan. De
organisatie neemt GEEN verantwoordelijkheid meer voor uw goederen.

10.De standhouder is verplicht ervoor zorg te dragen dat het aanbod van de goederen overeenkomt met de gemaakte afspraken. Het is niet toegestaan om de gehuurde ruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren. Ook is het niet toegestaan om producten van derden in de gehuurde ruimte te verkopen zonder toestemming van de organisatie. Voorkom discussies en communiceer duidelijk wat u van plan bent aan te bieden.

11. De organisatoren zijn niet aansprakelijk voor vermissingen en schade aan stand materiaal of goederen van exposanten, dan wel voor ongevallen die exposanten en hun medewerkers overkomen. De standhouder is verplicht zich te verzekeren tegen alle schade veroorzaakt aan derden, door diefstal, brand en andere schade aan de geëxploiteerde artikelen of andere eigendommen van de exposant tijdens de opbouw, en de afbouw. Het terrein wordt ’s nachts afgesloten en daarnaast zorgt de organisatie voor nachtbewaking vanaf donderdag 1 september 22.00 uur t/m zaterdag 3 september 07.00 uur.

12. Als het evenement, dan wel delen daarvan, geen doorgang kan vinden als gevolg van overmacht, daaronder begrepen een verbod van het evenement dan wel het advies om het evenement geen doorgang te laten vinden van de zijde van een daartoe bevoegd bestuursorgaan alsmede een code “Rood” of “Oranje” van het KNMI voor het betreffende gebied, volgt er geen gedeeltelijke of volledige teruggave van gedane betalingen.

13.Deelname aan de Tuinexpo is geheel voor eigen risico. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor welke vorm van schade ook.

14.De exposant is aansprakelijk voor schade aan de ruimte waarbinnen het evenement wordt gehouden, veroorzaakt door zijn toedoen dan wel door toedoen van medewerkers of toeleveranciers van de exposant. Schade die bij oplevering van de stand voorafgaand aan het evenement wordt geconstateerd moet worden gemeld bij de organisatoren. Voor de
schade die daarna wordt geconstateerd is de exposant aansprakelijk. Bij het maken van schade is de exposant verplicht dit te melden bij de organisatoren. De schade wordt verhaald op de exposant.

15.Het is de organisatie geoorloofd om zonder opgaaf van redenen te besluiten de Tuinexpo geen doorgang te laten vinden. De exposant kan geen aanspraak maken op schadevergoeding of vergoeding van de gemaakte kosten, uiteraard wel op terugbetaling van gedane betalingen. Alleen gewichtige omstandigheden geven de organisatie het recht om de Tuinexpo geen doorgang te laten vinden.

16.De deelnemer is verzekerd van standruimte als hij/zij binnen de gestelde betalingstermijn de stand huur heeft voldaan. Bij niet volledige betaling binnen de betalingstermijn kan de standhouder geen recht op standruimte doen gelden.

17.Indien de exposant de overeenkomst verbreekt eerder dan 2 maanden voor aanvang van de eerste dag van de Tuinexpo, is de exposant 50% van het deelnamebedrag verschuldigd. Indien de exposant het contract verbreekt 2 maanden of korter voor aanvang van de Tuinexpo, moet het volledige deelnamebedrag worden betaald.

18.Standhouders verplichten zich tijdens de Tuinexpo de stand ingericht en ‘bemand’ te houden tijdens de door de organisatie bepaalde openingstijden. Standhouders dienen hun stand schoon te houden en schoon op te leveren na afloop. U dient zelf uw afval mee te nemen. Het afvoeren van achtergebleven afval wordt in rekening gebracht.

19.Exposanten met culinaire producten dienen zich te houden aan de regels en voorwaarden van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

20. Folders, flyers, promotiemateriaal en andere promotionele activiteiten mogen alleen toegepast worden in de eigen stand. Het is niet toegestaan, zonder overleg met organisatie, reclamemiddelen van een ander bedrijf in de stand uit te reiken aan
bezoekers.

21.Standhouders en hun medewerkers houden zich aan de aanwijzingen van de organisatie.

22. Aan de exposanten worden 2 standhouders badges per stand per dag toegekend. Deze badges kunnen onderling bij uw stand bemanning rouleren. Deze badges zijn naam gebonden, bij verandering van naam kunt u dit kenbaar maken bij de organisatie. Bij misbruik kunnen de badges onmiddellijk door de organisatie worden ingetrokken. Meer standhouders badges zijn verkrijgbaar tegen betaling. Aan het eind van het evenement dient u uw standhouders badges in te leveren bij de organisatie. Doet u dit niet zijn wij genoodzaakt € 5,- per badge in rekening te brengen, dit in het kader van duurzaamheid.

23. Voor relaties kan de exposant relatiekaarten bestellen tegen een gereduceerd tarief (EUR 7,50).

24. Er is een speciale standhouders parkeerplaats ingericht. Leg duidelijk zichtbaar de standhouders parkeerkaart achter uw ramen. Hier wordt op gecontroleerd. Per standhouder worden twee parkeerkaarten verstrekt. Rij zoveel mogelijk samen.

25. Standhouders mogen GEEN huisdier meenemen.

26. Tijdens de opbouwdagen wordt koffie en thee verstrekt. Tegen betaling kan er tijdens de opbouwdagen geluncht of gedineerd worden, dit dient u tijdig aan te geven (minimaal 5 dagen vooraf). U wordt tijdig geïnformeerd hierover.

27.Tijdens de Tuinexpo kunt u gebruik maken van munten voor standhouders. Deze munten zijn uitsluitend voor standhouders en dus niet voor bezoekers, vrienden of familie!

28. Het is niet toegestaan om zichtbaar te roken in en om uw stand.

29. Het is verboden zonder overleg parasols, partytenten etc. te plaatsen.

30. U dient zich binnen de overeengekomen plek te presenteren, onder andere i.v.m. calamiteiten. Bij twijfel kunt u overleggen met de organisatie.

31.In alle gevallen waarin deze bepalingen en voorwaarden niet voorzien beslist de organisatie. N.B.: Afwijkende mondelinge overeenkomsten tussen exposant en organisatie, zijn pas dan geldig, wanneer de organisatie e.e.a. schriftelijk aan de exposant heeft bevestigd.

32. De door de exposant te verkopen/ te etaleren producten moeten vrij zijn van ziekten en plagen. Mochten met ziekten en/of plagen besmette planten, plant-delen, bloembollen/knollen en/of besmette grond worden aangevoerd dan is de exposant aansprakelijk voor alle schade (inclusief gevolgschade) die hier voor de organisatie alsmede voor derden uit voortvloeit.

33. De organisatie heeft het recht kosteloos de bedrijfsnamen en/of diensten van de exposanten te gebruiken in publicaties, advertenties, websites en social media. De organisatie heeft het recht fotografische/video opnamen en ander beeldmateriaal te maken en deze kosteloos te gebruiken voor eigen doeleinden. Dit geldt voor alle activiteiten die gedaan worden op het terrein. Indien foto’s gemaakt en gebruikt worden van specifieke exposanten /ontwerpen, zal te allen tijde de naam van de ontwerper/maker van het project vermeld worden.

34. Door de organisatie kan een website worden bijgehouden en/of drukwerk worden vervaardigd uit de inschrijvingen die door de exposanten is verstrekt. De organisatie of de door hen aangestelde redactie is niet aansprakelijk voor fouten, tekortkomingen of omissies op de website en/of in dit drukwerk.

35. De organisatie stelt de uiteindelijke indeling van het terrein en de locatie van de exposanten vast.